Nedenfor kan du læse om, hvordan Sofie, Kaj og Harry Hartelius' Fond som dataansvarlig (i det følgende benævnt ”Fonden”, ”vi”, ”os”, ”vores”) behandler dine personoplysninger i forbindelse med din ansøgning om en legatuddeling fra Fonden.
Vores kontaktoplysninger er:
Sofie, Kaj og Harry Hartelius' Fond
CVR. nr. 56490914
c/o Advokat Knud Wallberg, Zacco Advokater
Arne Jacobsens Allé 15
2300 København S
Mail:
ansoegning@harteliusfond.dk Hvilke oplysninger indsamler vi og fra hvem?
Når du ansøger om at blive taget i betragtning til en legatportion, vil vi behandle følgende oplysninger
- Dine kontaktoplysninger, herunder fx navn, adresse, mailadresse
- Kontonummer, hvis det bliver besluttet at tildele dig en legatportion)
- CPR-nummer, hvis du har angivet det i din ansøgning, eller hvis det bliver besluttet at tildele dig en legatportion
- Ansøgningshistorik i det tilfælde at du har søgt tidligere
- Eventuelle følsomme personoplysninger om helbredsforhold, som du måtte have angivet i din ansøgning
- Eventuelle fortrolige oplysninger, som fx social og økonomisk situation eller andre private forhold, som du måtte have angivet i din ansøgning
- Andre personoplysninger som du måtte have angivet i den ansøgning.
Personoplysningerne indsamles direkte fra dig.
Med hvilke formål og på hvilket grundlag behandler vi dine personoplysninger?
Baggrunden for at kunne behandle dine personoplysninger er vores legitime interesse i at behandle og opbevare dine personoplysninger med henblik på at opfylde Fondens formål, dvs. udbetale legater i henhold til Fondens vedtægter (GDPR art. 6, stk. 1, litra f).
I tilfælde af at vi tilbyder dig en legatportion, vil vi ligeledes behandle dine personoplysninger med det formål at opfylde de retlige forpligtelser, som vi er underlagt, herunder fx vores forpligtelser over for SKAT, fondsmyndigheden eller vores bogføringsforpligtelser (GDPR art. 6., stk. 1, litra c). Behandles dit CPR-nummer i denne forbindelse, sker det på baggrund af databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, nr. 2.
Endelig vil Fonden kunne behandle følsomme oplysninger om dig, i form af eksempelvis helbredsoplysninger i det omfang sådanne oplysninger fremgår af din ansøgning. Baggrunden for denne behandling er dit udtrykkelige samtykke (GDPR art. 9, stk. 2, litra a). Du har til hver en tid ret til at trække dit samtykke tilbage, men du skal i så fald være opmærksom på, at din ansøgning måske ikke vil blive taget i betragtning. Hvis du tilbagekalder samtykket, vil tilbagekaldelsen desuden ikke påvirke behandlingen forud for tilbagekaldelse af samtykket.
Hvem er modtagerne af dine personoplysninger?
Vi behandler dine oplysninger fortroligt, og vi videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til tredjemand, medmindre vi er forpligtet eller berettiget hertil i henhold til lov, og at det er nødvendigt for at forfølge de ovenfor beskrevne formål. I den forbindelse videregiver vi: dine kontooplysninger til vores bank i forbindelse med udbetaling af legat (GDPR art. 6, stk. 1, litra f) dit navn, CPR-nummer, legatbeløb og formål til SKAT og fondsmyndighederne (GDPR art. 6, stk. 1, litra c). Når vi behandler dine personoplysninger, kan vi gøre brug af databehandlere, der behandler oplysninger på vores vegne og efter instruks fra os. Sådanne databehandlere vil være underlagt fortrolighed og forpligtelser til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der lever op til lovgivningen. Vi indgår skriftlige databehandleraftaler med alle databehandlere, der behandler personoplysninger på vores vegne. Dine personoplysninger føres som udgangspunkt ikke ud af EU/EØS.
Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Hvis Fonden vurderer, at din ansøgning ikke kan imødekommes, sletter vi alle dine oplysninger, så snart behandlingen af ansøgninger i den pågældende ansøgningsrunde er endeligt afsluttet.
Oplysninger om navn, kontaktoplysninger, tildelingstidspunkt og beløb for ansøgere, hvis ansøgning imødekommes, opbevares i 5 år efter uddelingen af hensyn til at kunne dokumentere uddelingerne over for fondsmyndigheden, og med det formål at sikre at Fonden tilgodeser så mange forskellige ansøgere som muligt. Alle andre personoplysninger, herunder ansøgning indeholdende følsomme og/eller fortrolige oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale/økonomiske problemer og andre private forhold slettes, efter at den pågældende ansøgningsrunde er afsluttet.
Oplysninger, som indgår i Fondens bogføring, opbevarer vi i en periode på op til 5 år fra udløbet af det år, hvori den transaktion, som oplysningerne vedrører, fandt sted for at opfylde vores forpligtelser i henhold til bogføringsloven.
Dine rettigheder
Når vi behandler dine personoplysninger, har du en række rettigheder, som du kan udøve. Fx har du ret til bede om at få indsigt i og adgang til dine personoplysninger; tillige med at få berigtiget eller slettet disse. Du har også ret til at trække dit samtykke tilbage samt at gøre indsigelse mod behandling eller at få behandlingen begrænset. Desuden har du ret til at bede om at modtage de oplysninger, du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Vær dog opmærksom på, at der kan være begrænsninger eller betingelser tilknyttet til de nævnte rettigheder. Du kan udnytte dine rettigheder ved at kontakte os via e-mail på
ansoegning@harteliusfond.dk.
Desuden har du ret til at klage til Datatilsynet.
Læs mere om dine klagemuligheder her.